Gestion des charges constatées d’avance

Depuis longtemps, la gestion des charges constatées d’avance est très bien gérée par l’ERP de Microsoft.

Le processus est le suivant :

• Saisie d’une facture fournisseur dans un journal comptable
• Affectation d’un « plan de régularisation » sur les lignes de charges

Le système fera les écritures de charges constatées d’avance. Le schéma comptable géré est le suivant, avec des dates qui dépendront de votre paramétrage.

L’ERP prendra bien entendu en compte les dimensions financières des comptes de charges d’origines.

 Comment puis-je paramétrer les charges constatées d’avance dans Microsoft Dynamics AX?

Aller dans Comptabilité générale > Paramétrage > Validation > Plan de régularisation

Faire le paramétrage d’une CCA, par exemple, étalée sur 3 mois

En tapant F1, l’aide Microsoft s’ouvrira et vous pourrez directement comprendre l’utilité de chaque champ. C’est très bien expliqué.

Cet écran permet de créer et de gérer des plans de régularisation. Un plan de régularisation permet de vous assurer qu’une dépense ou une recette est validée dans la période dans laquelle il se produit, quel que soit ou non le paiement correspondant a été effectué ou reçu dans ce délai.

Les situations suivantes sont des exemples de plans de régularisation peuvent s’appliquer :

• assurance ;
• abonnements à des magazines et bulletins ;
• Loyer

Lorsque vous calculez le résultat de janvier, par exemple, vous devez déduire uniquement les dépenses liées à ce mois. Si vous avez payé en janvier des dépenses portant sur février ou mars, vous pouvez paramétrer un plan de régularisation pour vous assurer que seules les dépenses de janvier seront déduites du résultat calculé en janvier.

Le champ « N° de document » est important, il vous permettra d’avoir une pièce comptable pour l’écriture 401000, 44566, 486000 et une autre pièce comptable pour les écritures d’étalement.

Dans le cas présenté, on a décidé d’avoir un seul numéro de pièce comptable multi-dates/multi-années. Ça simplifie grandement la lecture et permet grâce à un simple TCD de faire le pointage du compte.

Il est à noter que vous aurez à ouvrir les périodes comptables en avance. Il sera judicieux de limiter cette ouverture au service comptable (sur un module, un groupe de droits ou un utilisateur).

Saisie d’une écriture de charge constatée d’avance

Une fois le paramétrage effectué, vous pouvez aller dans un journal de factures fournisseurs.

Comptabilité fournisseur > Journaux > Factures > Journal des factures > Lignes

• Saisir une facture fournisseur, avec un compte de charge (vous pouvez avoir plusieurs lignes de charges)
• Cliquer sur Fonctions > Régularisation des comptes

• Choisir le plan de régularisation qui vous convient

Le système définit le montant de base en calculant le montant hors taxe de votre ligne de charge, ici 1000€.

La date de départ est le 01/02/2018. Vous pouvez changer cette date, la facture sera au 1^er février et l’étalement des charges commencera à partir de cette date saisie.

Le bouton « Transactions » vous permet de voir les écritures prévues par les systèmes.

Vous pouvez fermer l’écran et revenir dans vos lignes de journal et valider le journal.

Jonathan Lascaux

FiveForty