Comment configurer le “par combien” sous Ax 2012 ?

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Dans certains contextes industriels pour lesquels la notion de conditionnement des produits finis à toute son importance, il est indispensable d’organiser son référentiel ERP en adéquation avec les problématiques métier. Comment modéliser un article géré en boîtes de 25, ou en boîtes de 100 ou individuellement ? Quelles unités utiliser ? Ce choix de configuration doit se faire en début d’implémentation du projet, car il est structurant pour le référentiel. Voici pourquoi.

Paramétrage Ax 2012 pour le conditionnement des articles

Au sein d’Ax 2012, il n’y a pas vraiment de champ dans la fiche article permettant de distinguer le PCB (le « par combien). Il existe 4 unités paramétrables: unité d’achat, de vente, de stockage et de nomenclature.

Choix 1 : multiplier les références

Le premier choix de paramétrage consiste à multiplier les références articles par le nombre de configurations de conditionnement possibles.

Choix 2 : utiliser la variante « Configuration »

Le second choix de paramétrage consiste à utiliser une variante prédéfinie, via le groupe de dimension produit qui a la « configuration » d’activée. Il existe 4 variantes dans Ax, qui peuvent être utilisées via les variantes prédéfinies :

  • Taille
  • Couleur
  • Style
  • Configuration

Les 3 premières variantes sont identifiées de façon si évidente qu’il n’est pas conseillé de les utiliser pour d’autres fonctions que celles-ci. Renommer une de ces variantes est une opération très coûteuse tant ce paramètre est présent dans AX: il faudrait renommer les champs à beaucoup d’endroits. Enfin, il reste la variante « Configuration ». A la base, une configuration peut être beaucoup de chose comme la gamme (luxe, basique, lowcost) ou la promotion quand il s’agit de références séparées (discount25, solde, etc). La variante « Configuration » est également utilisée pour les articles basés sur les dimensions dans le cadre des configuration de nomenclatures.

Cette technologie de configuration est utilisée pour paramétrer une combinaison standard de composants définie pour un article de nomenclature (voir le cours Trade & Logistics sur les nomenclatures). En aucun cas il est prévu d’utiliser cette variante pour le « Par combien », mais comme le nom de cette variante est beaucoup plus équivoque que les 3 autres, on peut éventuellement l’utiliser en « joker » et pourquoi pas l’exploiter pour modéliser le « Par combien ».  

Les questions à se poser et les principales différences

Le choix d’utiliser la variante « Configuration » ou de multiplier les références n’est pas neutre. Voici les questions à se poser pour définir une option plutôt que l’autre :  

  • Des articles gérés en conditionnement différents sont-ils des références différentes  (identification de l’article) ?
    • Si la distinction des articles doit se faire par un champ autre que la variante, comme par le nom ou l’id article, le choix de la variante « configuration » ne sera pas satisfaisant (ex : « SARDINE-24 », « SARDINE-12 » pour identifier deux boîtes de sardines).
  • La volumétrie de la base article est-elle négligeable ou importante dans votre contexte ?
    • L’avantage d’une variante (ou son inconvénient) est qu’un seul article est nécessaire pour utiliser toutes les variantes possibles.
  • Quelles sont les informations qui distinguent une référence d’une autre ?
    • Les informations de la fiche article seront partagées par toutes les variantes de configuration si la variante est utilisée (plutôt que de dupliquer les références). Ainsi les informations concernant le poids, la taille, les paramètres de commande par défaut, le fournisseur préféré… et les unités sont uniques. Dans ce cas, il faudra que le produit visible sur la fiche article soit l’article générique unique.
    • Si ces informations ne sont pas structurantes pour chaque « par combien », la variante peut être mise en place. Dans le cas contraire, on préférera l’utilisation de la duplication des références.
  • Le « par combien » unique doit-il être identifié ou non ? Si on gère des boîtes de stylos de 12 et de 100, doit-on également gérer le stylo en unité de travail ?
    • En production, est ce que le stylo est géré en tant que produit fantôme, en tant que produit classique ou pas du tout ?
    • Est-il possible de déconditionner des boîtes de stylos pour faire des mouvements de stylos ?
    • S’il est avéré que la référence unique n’est pas nécessaire, le choix de la variante configuration est très discutable. En effet lorsqu’on crée un article avec 2 variantes (par12 et par100 dans notre exemple), l’article qu’on consulte dans les stocks est l’article générique donc la référence unique.
    • Au contraire, on peut très bien gérer des articles par12 et par100 via des références séparées, sans avoir besoin d’utiliser la référence unique dans ce cas.
  • Quelles unités de conditionnement portent le stock ?
    • Seulement les « Par x » ? Seulement l’article géré à la pièce ? Toutes les unités ?

 

La variante est disponible partout… ou presque

Les variantes sont disponibles à beaucoup d’endroit dans l’application. Les identifications des articles via les codes GTIN-13 ou GTIN-14 sont possibles pour les variantes, ce ne sera pas un point bloquant.

De même, il est possible de gérer un accord commercial à la variante. De même, on peut aisément gérer des articles avec des variantes dans les nomenclatures. Une des stratégies de Microsoft pour Ax consiste à racheter certains Add-ons chez des partenaires et les intégrer au standard : c’est le cas du nouveau WMS WAX disponible sous le menu Gestion des entrepôts depuis la R3. Jusqu’au CU8, il n’était pas possible d’utiliser la variante ce qui est bloquant si la variante est utilisée pour les articles et que le WMS est implémenté (voir cet article) . Désormais, la variante est disponible pour WAX.   Néanmoins, il existe certaines fonctionnalités pour lesquelles la variante n’est pas disponible, comme par exemple l’atelier de prélèvement dans la Gestion des stocks.

La consultation en stock et le choix des unités

Si le choix de gestion des « Par combien » se fait en multipliant les références, deux choix sont possibles pour la définition des unités :

  • créer autant d’unités qu’il existe de configurations (avec les conversions standards de la classe d’unité Quantité associées pour pouvoir visualiser le stock d’un article dans une autre unité de conversion).

  • Créer une seule unité commune et gérer les conversions intraclasses de cette unité par article. Par exemple, si l’article est décliné sous 3 « par combien » différents (pièce, par12 et par24) et donc, de facto, sous 3 références séparées, il est possible de créer une seule unité BOX et de gérer les conversions par article, sous réserve d’avoir une unité de base commune (ici l’unité est ea = each).

Le principal avantage réside dans le fait que multiplier les références peut se gérer avec une seule unité. L’inconvénient majeur est que les conversions doivent être paramétrées à l’article. De plus, dans certains cas lorsque des rapports sont édités par exemple, il est parfois souhaitable d’avoir l’unité qui s’affiche distinctement et donc l’utilisation de l’unité générique ne sera pas assez pertinente.   Quelle que soit le choix des unités, la consultation des stocks ne peut se faire de façon agrégée car les références sont dupliquées et, dans ce cas, les articles sont différenciés et donc la consultation des stocks se fait séparément.   Si le choix de gestion des « Par combien » se fait utilisant la variante, le paramétrage des unités étant celui du produit générique, il est vivement recommandé d’indiquer les références pour la pièce (ea, pièce, etc) dans les champs d’unités. Comme la variante n’est pas disponible dans les conversions d’unité, on préférera utiliser des conversions standard plutôt qu’à l’article entre les différentes unités de conditionnement (et donc dupliquer les unités). On peut néanmoins converser le choix d’une unité générique sans gérer les conversions. Ainsi toutes les configurations seront gérées et consultées en stock dans la même unité, mais on n’aura pas la possibilité d’avoir de conversion (une boîte de 25 sera considérée comme une unité en stock, au même titre qu’une boîte de 100). Dans ce cas, seul le nom de la variante pourra distinguer un « par combien » d’un autre. Pour la consultation en stock il est possible d’agréger le stock en masquant la dimension de configuration, mais le stock agrégé n’aura pas de sens métier.

  • Par exemple, si on a en stock 1 boîte de 25 (unité PAR25) et 3 articles uniques (unité EA), le stock consolidé affichera 4 mais le stock réel sera de 28.

En résumé, même si la variante est présente à beaucoup d’endroits dans l’ERP, les fonctionnalités de la variante ne couvriront jamais celles d’une fiche article séparée. Lorsque ce choix est fait, il est délicat de revenir dessus dès que d’autres paramétrages dépendant de la fiche article ont été fait (accords commerciaux, prévision, planification, production) et a fortiori dès que des transactions ont été créées. Lors d’un projet d’intégration ERP, il est donc structurant de faire les bons choix dès les premiers ateliers de conception.

Critères de choix Variante Dupliquer les références
Différencier les informations de la fiche article (identifiant, poids, unité, taille, catégorie, etc) Non Couvert
Différencier les informations liées au GTIN Couvert Couvert
Différencier les flux principaux d’Ax (Accords commerciaux, nomenclature, commande de vente, etc) Couvert Couvert
Visualiser le stock agrégé Non Non
L’article unique doit-il être géré ? Obligatoire Facultatif
La volumétrie de la base article est-elle impactée ? Non Oui
Tous les flux d’Ax peuvent-ils être gérés via cette option Non Oui

Voili voilou

Yohann ROLLAND

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