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Bienvenue dans la seconde partie (vous pouvez retrouver la première partie ici) de la vue d’ensemble sur Project Operations. Nous allons nous concentrer sur la création de projets et de contrats, et les liens existants entre PO et F&O.

Projets et contrats

Depuis Project Operations, une Unité d’organisation doit être paramétrée (obligatoire pour gérer les contrats et les projets).

Puis, la création d’un contrat est faite depuis le module Ventes. Comme vous pouvez le constater, une Unité de contrat est choisie.  Un contrôle est établit entre la devise sélectionnée et celle paramétrée dans l’Unité de contrat. Il faut donc également penser à utiliser une société dans F&O dont la devise est la même .

Remarquons également que le numéro de Sales Order Number est incrémenté ici automatiquement.

Si l’on regarde, il existe de multiples fonctions disponibles plus ou moins cachées comme par exemple la liste des prix (qui rappelle les sujets de prix autrefois gérés dans F&O : prix par catégories, etc).

Ajoutons à présent une ligne de contrat. On voit qu’on peut choisir la méthode de facturation : régie ou prix fixe. A ce jour, je n’ai regardé que la méthode régie.

Depuis la ligne de contrat, nous pouvons créer facilement un projet.

Le projet est visible également depuis la liste des projets de Project Operations comme on peut le voir.

Quelques remarques à ce stade :

• Il est possible de créer des projets et de les lier à un contrat (au lieu de partir du contrat)
• Je n’ai pas trouvé la possibilité de créer des projets internes (investissement, coûts, temps,…). Attendons les évolutions à venir mais c’est un vrai manque en l’état.
• Il n’est plus possible de créer de projet depuis F&O.

Depuis F&O, le projet est créé automatiquement et instantanément.

Quoi de neuf dans F&O concernant les projets ? Le ruban du haut est à présent très restreint (et je pèse mes mots), tout comme toutes les fonctions liées à la gestion à l’affaire. A présent, il n’est plus possible de valider une transaction telle qu’un ordre de fabrication, une commande d’achat, une demande d’achat… à un projet. Ce dernier point est trop limitant pour rendre l’utilisation de PO possible pour un client.

Lorsqu’on clique sur le lien du Project ID, la page de Project Operations s’ouvre sur le projet, avec les détails du projet.

Depuis PO, il est possible de passer au stade suivant. Je ne sais pas si ces stades sont paramétrables ou non (pas trouvé l’option).

Depuis les tâches du projet, on retrouve les fonctionnalités WBS. Avec les notions de Grid, Board et Timeline, c’est une vraie amélioration au regard de ce qu’on connait du WBS de F&O. On peut créer des étapes sur le projet comme on le voit ci-dessous.

La vue WBS n’est plus accessible depuis F&O, on ne retrouvera uniquement les prévisions de projet dans F&O.

La notion de Board rend possible une autre maille de groupement appelée Bucket.

La vue graphique (Timeline) permet un affichage d’un diagramme de Gantt qui peut être ajusté en glisser/déposer sur les ressources.

Il existe plusieurs onglets disponibles au sein du projet comme la notion de suivi (Tracking). Tous ces onglets sont des tableaux de bords de suivi du projet, du cycle de vie, etc.

Processus

Commençons le processus, en pointant des tâches pour un utilisateur connecté.

Attention, l’utilisateur connecté doit faire partie de la bonne entité juridique (paramétrable dans le module ressource de PO). Il n’est pas possible, d’après ce que j’ai pu voir, de valider des temps pour un autre utilisateur que celui qui est connecté. Il faut ensuite cliquer sur le bouton envoi.

Le pointage de temps est au statut Draft (Brouillon), il faut passer par le point d’entrée Approvals pour retrouver la ligne courante.

Depuis Approvals, un workflow simplifié nous permet d’approuver ou de rejeter la ligne. Via l’option Flow, on peut parméter un flux Power Automate pour aller plus loin.

Puis, la ligne de temps pointée est approuvée.

Dans la même logique, on peut créer et approuver une dépense.

De retour sur le projet, on remarque le la ligne PAQ est complète à 8,65% car j’ai posté plusieurs lignes de temps.

A présent, on souhaite facturer le client. La première chose à faire est d’aller dans le module Vente, dans la section Billing (Facturation). Depuis là, on doit indiquer que les lignes validées sont “Ready to invoice”.

Dans le cas contraire, le processus de facturation ne fonctionnera pas.

Puis, il y a différentes façons de créer la facture. L’exemple ci-dessous le montre depuis le contrat, en choisissant le bouton de Création d’une facture.

La facture est initialisée pour un montant de 2250 £.  Cela correspond à la proposition de facture qu’on retrouve dans le projet au niveau de F&O.

Puis, il faut suivre le processus suivant (ce n’est pas obligatoire, le vrai déclencheur est d’actionner le bouton de Confirmation). Dès lors, la proposition de facture est visible depuis F&O.

Depuis F&O, il existe différentes façons de lancer la facture, l’une d’entre elle étant le formulaire de validation de proposition de facture de projet depuis le menu Périodique.

On sélectionne les critères et on retrouve ainsi la proposition de facture. Il suffit alors de la valider.

Petite remarque complémentaire : le montant de la facture était à 0 dans mon exemple (soit c’est un bug ou bien j’ai loupé un paramétrage mais j’ai cherché longtemps…).

De retour dans PO, la facture est visible depuis le contrat.

En conclusion, il existe de nombreuses fonctionnalités riches dans Project Operations. La connexion avec Finance et Supply Chain est là et fonctionne. Depuis les 3 dernières années, on remarque une nette évolution des interactions entre les produits CRM et ERP, grace au Dual Write et au Dataverse. Concernant la couverture fonctionnelle de Project Operations, il y a encore des trous dans la raquette qui vont sans doute être comblés dans les prochaines versions, je pense surtout à l’impossibilité de créer des projets internes tout comme le pointage de transactions depuis l’ERP (demande d’achat, ordres de fabrication, demande d’article, etc).

Yohann