Microsoft Dynamics Ax : validation et contrôle des factures (1/2)

Cet article aborde une vue d’ensemble des différentes possibilités qu’offrent Microsoft Dynamics Ax pour gérer les écarts lors des rapprochements de facture émis par les fournisseurs et le suivi calculé en interne sur les commandes fournisseurs.

Il y a la possibilité d’activer le Rapprochement des totaux de facture : il s’agit de comparer le montant total de la commande fournisseur avec le montant total de la facture rentrée dans Ax. Cette méthode ne rentre pas dans les détails des lignes, mais à l’avantage d’être relativement simple à appréhender.

Puis, on peut également cumuler la précédente méthode avec la Mise en correspondance des frais : cela revient à comparer le montant des frais de la commande fournisseur versus ceux de la facture.

Enfin, il est éventuellement possible du cumuler l’une ou les deux méthodes précédentes avec un troisième niveau de contrôle qui peut être soit :

• Rapprochement à 2 facteurs : comparaison des prix sur les lignes des commandes versus ceux des lignes des factures fournisseur.
• Rapprochement à 3 facteurs : même méthode que le rapprochement à 2 facteurs, enrichie d’un contrôle de la quantité indiquée sur l’accusé de réception de marchandises versus les quantités indiquées sur les lignes de la facture fournisseur. Dans ce cas, la génération d’un accusé de réception de marchandise est un pré-requis.

Paramétrage et activation du contrôle de la facture

Le paramétrage du contrôle de rapprochement de facture s’effectue depuis le menu Comptabilité fournisseur > Paramètres > Paramètres de la comptabilité fournisseur, au niveau de l’onglet « Contrôle de la facture ».

 

Afin d’utiliser ce module, il est impératif d’en activer au préalable les fonctionnalités, à savoir cocher l’option « Activer le contrôle du rapprochement de facture », sous « Contrôle de la facture ».

Le second paramètre consiste à définir le niveau de vérification qu’on souhaite positionner en cas d’écart : autoriser avec avertissement ou bien demander une approbation.

Si le paramètre « Mettre à jour automatiquement le statut de rapprochement » est activé, alors le calcul du statut se fera à chaque mise à jour (prix, quantité,…) sur la facture, ce qui est pratique, mais gourmand en performance. Dans le cas où il n’est pas activé, il faut lancer le calcul dès que la facture est entièrement renseignée, afin de vérifier le succès ou l’échec du contrôle, dépendant bien sur des paramètres qu’on aura fixé pour ce contrôle.

Rapprochement des totaux de factures

Dans ce premier exemple, nous allons tester le contrôle avec uniquement le rapprochement des totaux de facture.

Pour ce faire, il faut d’abord effectuer le paramétrage suivant :

 

Dans ce cas, s’il y a un écart supérieur de 10% maximum entre le montant total de la commande fournisseur et la facture entrée pour cette commande, alors le contrôle de rapprochement sera un succès. Si l’écart est supérieur à 10%, alors le contrôle sera en échec et il ne sera pas possible de valider la facture fournisseur.

Puis, nous allons créer une commande fournisseur, pour un montant total de $ 10000.

 

Par la suite, on crée une facture pour la quantité commandée.

 

On remarque que, dans ce scénario nominal, le statut de rapprochement est en réussite.

Si on modifie le prix unitaire sur la facture, pour avoir un écart supérieur de 10% sur le total, le statut de rapprochement est mis à jour (automatiquement, car dans l’exemple, la mise à jour est automatique) en échec.

 

On peut voir le détail de ce calcul. Pour ce faire, il faut aller dans Revoir > Mise en correspondance des détails (parfois, il faut cliquer sur les « … » en fonction de sa résolution pour accéder au menu).

Ensuite, il faut aller dans « Total de la facture », on remarque le détail.

 

 

Les autres onglets, prix et quantité, sont « Non exécuté » car le rapprochement à 2 ou 3 facteurs n’est pas activé (voir plus tard).

Rapprochement des frais

Dans ce second exemple, nous allons tester la méthode de contrôle sur les frais. Elle peut être testée en complément du rapprochement des totaux de factures ou indépendamment. Dans notre exemple, nous allons cumuler ces deux types de contrôle.

Pour ce faire, le paramétrage dans la comptabilité fournisseur > Paramètres > Paramètre de la comptabilité fournisseur > Contrôle de facture > Mise en correspondance des frais, peut être le suivant, par exemple :

 

Ici, on considère qu’un écart sur le montant des frais de plus ou moins 10% sera toléré. Au-delà, le contrôle pour le rapprochement de facture donnera un résultat négatif.

Comme pour l’exemple précédent, nous créons une commande, pour un montant total de $ 10000, sur laquelle on a ajouté des frais pour une ligne de commande d’un montant total de $ 100. On retrouve ces frais, en toute logique, lorsqu’on consulte le montant total de la commande.

 

Puis, une facture fournisseur est créée, pour la quantité commandée (scénario nominal).

 

Si l’on modifie les frais, sur la facture, pour une valeur supérieure à 10% de leur valeur initiale, on constate que le statut de rapprochement est en échec.

 

A ce stade, rien ne nous indique si l’échec est dû à un dépassement du montant total de 10% ou bien seulement à un écart sur les frais (ou bien les deux).

Comme précédemment, pour en connaitre les détails, il faut aller dans Revoir > Mise en correspondance des détails, puis choisir l’onglet Totaux de la facture.

Un nouveau lien est visible à présent, il s’agit de « Comparer les valeurs de frais ».

 

Lorsqu’on affiche le détail, on ne voit rien dans l’écran qui s’ouvre.

 

Ceci est dû au fait que seuls les nouveaux frais sont visibles dans cet écran. Dans cet exemple, seul le montant du frais existant sur la commande fournisseur avait été modifié.

Cependant, si l’on affiche les détails pour le total via le lien « Détails de rapprochement de factures totales », on constate bien que c’est le contrôle sur les frais qui échoue.

 

Si l’on retourne sur la facture, et qu’on ajoute un nouveau code frais, puis qu’on retourne visualiser les détails comme précédemment, dans « Comparer les valeurs de frais », on remarque que cette fois, une occurrence a été générée.

 

Remarque : Attention, l’ajout d’un nouveau frais génère obligatoirement un écart (cf Pourcentage d’écart = 99 999 999 999,99). Un pourcentage d’écart de 99 999 999 999,99 % signifie que le montant attendu basé sur la commande fournisseur est nul alors que le montant réel de la facture est une valeur positive.

Pour aller plus loin

Le contrôle des factures à 2 et 3 rapprochement sera abordé lors d’un prochain article, à venir prochainement.

Yohann ROLLAND