Microsoft Dynamics 365 for Talent : premiers pas

La version technical preview de Microsoft Dynamics 365 for Talent est disponible depuis peu. Lorsque Microsoft a racheté l’an passé LinkedIn, on espérait tous la venue d’un outil super puissant pour la gestion des ressources humaines au sein de la plateforme Dynamics 365. C’est le moment de regarder ce qu’il en est.

La solution sera disponible en tant que standalone dans le cloud. Après avoir effectué des tests, je trouve que le potentiel est là. Néanmoins, j’éprouve de la frustration car beaucoup de fonctionnalités ne sont pas encore disponibles du fait que c’est une version preview notamment. En conséquence, je n’ai pas pu tester un scénario de A à Z, comme j’aime le faire.

Le produit se compose en 3 parties : Attract, Onboard and HR experience. Je ne suis pas certain des dénominations, sans compter le fait que le changement de nom est fréquent chez Microsoft (on se souvient d’Ax7, Rainier, Microsoft Dynamics Ax, Microsoft Dynamics 365 for Operations, etc).

Attract

Attract est conçu pour favoriser l’efficacité et l’efficience des recrutrements : trouver le bon profil pour le bon emploi.

Vous pouvez entre autre:

1. Collaborer en temps réel avec les candidats, en créant des nouveaux emplois, affecter des postulants en liaison avec leurs profils LinkedIn, joindre des documents (CV, etc).
2. Planifier des entretiens (individuels ou collectifs).
3. Présélectionner des candidats (alertes, évaluation, suivi), au travers d’un workflow de recrutement prédéfini.

C’est donc là que le lien avec LinkedIn est établit.

Lorsqu’on se connecte sur Attract (https://attract.talent.dynamics.com/welcome), on arrive sur la page d’accueil, dans laquelle on peut visualiser rapidement les emplois créés et leurs statuts d’avancement dans le processus.

Lorsqu’on ajoute un nouveau job, on définit son nom, sa description et sa localisation. On peut également gérer l’équipe de recrutement en ajoutant des recruteurs. On peut voir les candidats qui ont postulés.

Si l’on observe LinkedIn, on note que les identifiants pour créer un poste dans Talent sont les mêmes que pour LinkedIn : Nom, Description, et Localisation. Comme pour l’instant on travaille sur une technical preview et qu’il n’existe pas d’environnement « Test » de LinkedIn pour voir les impacts, il est logique qu’on ne puisse pas retrouver nos tests sur la base réelle de LinkedIn. Néanmoins, je me demande comment tout cela sera mis en place pour faire des tests entre Talent et LinkedIn… sauf si je rêve que l’ensemble soit interfacé en temps réel à moyen terme ?

Pour l’instant, on peut affecter un candidat manuellement à un poste (dans la même logique on espère que tôt ou tard les candidats pourront postuler directement depuis LinkedIn avec une interface qui remonte ces informations dans Talent en temps réel), ajouter plusieurs informations dont le profile LinkedIn. D’ailleurs, on remarque le profil LinkedIn du candidat s’affiche ensuite.

Comme on le voit ci-dessus, le processus de recrutement se fait en 4 étapes majeures. A tout moment, on peut rejeter la candidature du profil ou bien passer à l’étape suivante. Plusieurs actions peuvent être menées à chacune des étapes (voir les possibilités listées en début de chapitre). Dès que le candidat est embauché, on est redirigé vers Onboard.

Onboard

L’objectif d’Onboard (https://onboard.talent.dynamics.com/) est d’optimiser les premiers jours lors de l’arrivée de nouveaux embauchés. En effet, bien souvent ces premiers jours sont mal organisés, mal planifiés, ce qui se traduit par une perte en efficacité pour tout le monde. Onboard va permettre aux managers de mieux anticiper ces arrivées.

Avec Onboard, on peut:

1. Créer un message de bienvenue (écrit ou vidéo).
2. Paramétrer la liste des premières activités du collaborateur (la TODO liste).
3. Paramétrer des contacts utiles, en général l’équipe dans laquelle le collaborateur fait partie.
4. Ajouter des documents joints (convention collective, plan du site, règlement intérieur, etc).
5. Générer et envoyer un guide de bienvenue incluant les précédents paramétrages effectués.

La page de bienvenue ressemble à celle d’Attract, sauf qu’ici on manipule des guides de bienvenue plutôt que des postes à pourvoir.

Lorsqu’on crée un guide de bienvenue, la première chose à faire est d’ajouter le nouveau contact : la liste des emails de la société s’affiche alors, il faut juste choisir la bonne personne (et que votre Administrateur ait créé le contact dans l’AD ou l’annuaire interne). Puis, on ajoute le message de bienvenue, les activités à réaliser pour les premiers jours, les contacts et les ressources.

Ci-dessous une prévisualisation d’un guide de bienvenue, que l’on peut envoyer au nouvel embauché en cliquant sur « Send guide » .

Human Resource Experience

C’est ici que l’on gère les ressources de l’entreprise. Clairement, cela ressemble à Dynamics 365 pour les Opérations : même IHM, workspaces, intégration Power BI, multi sociétés… Dans le DLP, voici ce qui est indiqué : “The core administrative HR, employee self-service and business intelligent capabilities have been built out from the ATM functionality that is currently available in operations.”

Si ce n’est pas un copié/collé, c’est largement inspiré. On aura toujours besoin d’employés dans Microsoft Dynamics pour les Opérations, ne serait-ce que pour approuver des nomenclatures, planifier des tâches de production, approuver des workflows… Cependant, on peut s’attendre à de plus en plus de choses dans cet outil, et de moins en moins dans l’ERP.

Comme je travaille sur une technical preview, ce n’est pas possible de synchroniser avec Dynamics 365 pour les Opérations mais on peut légitimement penser que ce n’est qu’une question de temps.

Lorsqu’on regarde ce qu’il y a dans l’outil HR Experience, il est composé pour l’essentiel d’espaces de travail et de reports Power BI, exactement comme on en trouve dans Dynamics 365 pour les Opérations.

L’espace de travail “Personnel management” offre une vue sur les statuts d’embauche des employés. On peut également de là embaucher des employés et des intérimaires supplémentaires.

On ne va pas ouvrir et analyser chaque espace de travail, mais dans le suivant ci-dessous, issu de Power BI, on peut analyser les compétences de son équipe. Ce n’est pas précisé si et comment on peut ajouter des nouveaux espaces de travail comme on peut le faire dans Dynamics 365 pour les Opérations.

Dans « Employee self service », on peut compléter ses informations personnelles, et accéder aux fiches des membres de son équipe, si on est manager.

Dans le second onglet, on voit son équipe :

On va également trouver des fonctions pour gérer les augmentations du salaire fixe/variable, et également d’autres paramétrages qui concernent plus les USA que le marché français : les « benefits », les FMLA (Family and Medical Leave Act), etc.

Voilà, c’est tout pour l’instant, j’ai hâte de pouvoir tester plus en profondeur dès que ça sera possible.

Yohann ROLLAND